الشؤون الأكاديمية

مساعد الملحق للشؤون الاكاديمية: د. أيمن بن محمد مؤمنة
تحويلة: 7007
بريد الكتروني: amomenah@uksacb.org

مهام الشؤون الأكاديمية

مقدمة
إنطلاقاً من حرص الملحقية الثقافية على متابعة شئون الطلاب الأكاديمية، والعمل على ضمان تقدمهم في التحصيل العلمي المنشود من جميع جهات الإبتعاث والتي يربو عددها ما يقارب المائة جهة، تم بفضل الله تأسيس "إدارة" تعنى بشؤون الطلاب الأكاديمية٬ والتي أصبحت نواة مكتب الملحقية، حيث أنها ترعى جميع شؤون أبنائنا المبتعثين من إشراف أكاديمي و متابعةِ أمورهم بشكل شامل، ونتيجة لذلك كان لا بد من تصميم أنظمة الكترونية تكفل سير العمل بسلاسة وتضمن متابعة شؤون المبتعثين الأكاديمية على كافة النواحي، وقد كان الفضل بعد الله سبحانه وتعالى لوزارة التعليم العالي في إنشاء نظامَيْ "سفير العمل والسفير الدراسي"، الذَيْنِ أسهما في تنظيم العمل بشكل بارع، ونتيجة لذلك كانت هذه الإدارة حلقة وصلٍ ما بين المبتعث ومؤسسته التعليمية من ناحية، وجهة ابتعاثه في المملكة من ناحية أخرى.

المهام
من المهام الرئيسية لمكتب الملحقية الإشراف الأكاديمي على المبتعثين، حيث تتضمن هذه المهمة متابعة تقدم الطالب أكاديمياً، وذلك بالتواصل الدائم مع الطالب، والتأكد من استمراره في الدراسة بسلاسة، وتوفير ما يحتاجه من خطابات تسهل له عملية استئجار السكن وفتح حساب بنكي على سبيل المثال، وتوفيرما يحتاجه أيضاً من مخصصات مالية، كالتعامل مع الفواتير الواردة من جامعته و التأكد من تسديد رسوم برنامجه الأكاديمي، وصرف مخصصاته الخاصة بالمواصـلات وشراء الأدوات اللازمة لبحثه الأكاديمي، ومن ناحية أخرى بالتواصل أيضاً مع مؤسسته التعليمية سواء كانت جامعة أو معهداً، وذلك من خلال التنسيق مع تلك المؤسسات التعليمية  لإرسال تقارير عن مستوى تقدم الطالب بشكل دوري، والتأكد من المستوى الأكاديمي للمؤسسة التعليمية، وما إذا كانت برامجها الأكاديمية معتمدة من قبل الجهات المختصة، كوزارة التعليم العالي و هيئة تقييم الجامعات البريطانية، وذلك تفادياً لإلتحاق أبنائنا الطلاب بجامعات متدنية المستوى.
ومن ناحية اخرى فإن إدارة الشئون الأكاديمية عبارة عن حلقة وصل ما بين الطالب وجهة ابتعاثة في المملكة، فيكمن دور الإدارة هنا بالتواصل مع جهات الابتعاث في المملكة، وذلك من خلال تزويد جهة الابتعاث بتقارير دورية توضح مستوى تقدم طلابها المبتعثين، وإرسال طلبات المبتعث إلى جهة ابتعاثه في حال كان المبتعث بحاجة إلى تغيير تخصص دراسته  أو الجامعة التي يدرس بها، وكذلك  تمديد مدة بعثته ليتسنى له إنهاء برنامجه الأكاديمي، فيتم إرسال الطلب من قبل (إدارة الشئون الأكاديمية) إلى جهة الابتعاث في المملكة، بعدما يتم تجهيزه وإرفـاق جميع المسوغات المطلوبة، والتي تدعم ما يتماشى مع مصلحة الطالب المبتعث، ومن ثم يردنا قرار جهة الابتعاث فيما يخص طلب المبتعث ليتم العمل بموجبه.


الأقسام الأكاديمية الرئيسية
نظراً لتعدد جهات الابتعاث، كان من الحكمة تقسيم الإشراف الأكاديمي على مبتعثي مختلف جهات الإبتعاث في المملكة  إلى أقسام، كلٌ على حسب جهة ابتعاثه، فتم تخصيص ثلاثة أقسام تختصٍ بمبتعثي وزارة التعليم العالي، وفقاً للمرحلة الأكاديمية (طلاب مرحلة اللغة، و طلاب مرحلة البكالوريوس، و طلاب مراحل الدراسات العليا)، حيث تتضمن كل مرحلة مشرفين أكاديميين أصحاب كفاءات أكاديمية و خبرات عملية في مجال التعليم في بريطانيا.
وقسم آخر معنيٌ بمبتعثي الجامعات، حيث يضم هذا القسم عدداً من المشرفين الأكاديميين ليشرفوا أكاديمياً على الطلاب المبتعثين من قبل الجامعات  في المملكة، و قسمٌ ثالث معني بالإشراف الأكاديمي على مبتعثي المؤسسات و الهيئات الحكومية على نفس نطاق الأقسام الأخرى.

الوحدات الأكاديمية  المساندة
وبما أنَّ مهمَّة الإشراف الأكاديمي مهمةٌ شاملةٌ لجميع الخدمات الخاصة بالطلاب، بتعددها وتفرعها، فقد تم توزيع المهام بشكل يسهل للمشرف الأكاديمي عمله، ويمكِّنه من التركيز في متابعة المبتعثين متابعةً أكاديميةً، فتم إنشاء وحدات أكاديمية مصغرةٍ يختص كلٌ منها بمهمة معينة تساند عمل الإشراف الأكاديمي، وهي جزء لا يتجزأ من إدارة الشئون الأكاديمية، حتى تكون الإدارة شاملة يدعم كل جزء منها الأخر، وهذه الوحدات مرتبة كالتالي:


* وحدة فتح الملفات
 تعنى هذه الوحدة بفتح ملفات المبتعثين الجدد من مختلف جهات الابتعاث، وكذلك  الطلاب الدارسين على حسابهم الخاص، وذلك عبر النظام الالكتروني بعد استيفاء جميع الضوابط، بحيث لا يضطر صاحب الطلب  للحضور إلى مبنى الملحقية  شخصياً لإنهاء  إجراءات فتح الملف، ويتم وضع ملف الطالب تحت إشراف أحد الأقسام على حسب جهة الابتعاث والجامعة التي يدرس بها الطالب.

* وحدة  متابعة التقارير الدراسية
ومهمة هذه الوحدة متابعة التقارير الدراسية  الواردة من الجامعات، والتي تفيد بمستوى تقدم الطالب في دراسته ونسبة حضوره وغيابه، حيث يتم استلام التقارير ووضع كل تقرير في الملف الالكتروني المخصص للطالب، بحيث يتم الرجوع إلى التقرير لمراسلة جهة ابتعاثه وإفادتهم بما أنجزه الطالب منذ بداية ابتعاثه، و تكمن أهمية هذه  الوحدة في أن المشرف الأكاديمي يعتمد اعتماداً كبيراً في متابعته للطالب على هذه التقارير الواردة من  المؤسسات التعليمية.

* وحدة  تدقيق الطلبات الأكاديمية
من مهام إدارة الشؤون الأكاديمية النظر في طلبات المبتعثين التي تخص دراستهم الاكاديمية، من تغيير تخصص، أو تغيير جامعة، أو تأجيل بعثة، أو إلحاق بعضوية البعثة، أو تمديد فترة البعثة، فما يحدث عادة في آلية تقديم الطلبات عبر سفير العمل، هو أن يتقدم الطالب بطلبه عبر سفير العمل، ليستلمه المشرف الأكاديمي وينظر في الطلب فيما إذا كان هو الطلب المناسب لوضع الطالب، ويتم التأكد من احتواء الطلب لجميع المسوغات اللازمة، ومن ثم يتم كتابة تقرير كامل عن الطالب والذي يوضح فيه ما يريده الطالب وإلى أين وصل في تقدمه الأكاديمي، ثم يتم رفعه إلى سعادة الملحق الثقافي للنظر في الطلب واتخاذ القرار المناسب إما بالموافقة على الطلب على حسب الصلاحيات المخولة، أو إحالته لجهة ابتعاث الطالب في المملكة، وهنا يكمن دور هذا الفريق المكون من مشرفين أكاديميين ذوي خبرات طويلة في التعامل مع هذه الأنواع من الطلبات، حيث يتم دراسة الطلب دراسة مفصلة ودقيقة، وذلك من خلال تدقيق تقرير المشرف الأكاديمي والتأكد من شموليته واحتوائه على جميع النقاط الهامة و التي لها صلة بنوع الطلب،  ويتم النظر أيضاً في ملف الطالب منذ بداية بعثته، و ما تم إنجازه، مع القيام بحساب فترات الدراسة والانقطاع، والتأكد من صحة ما يذكره الطالب في طلبه، ومن ثم تقييم جدية الطالب من خلال ذلك، ليتم صياغة تقرير مفصل و وافي عن الطالب، من أجل إرفاقه  في الطلب حتى يكون اتخاذ القرار من قبل الملحق الثقافي أو جهة ابتعاثه مبنيٌ على حقائق سليمة وواضحة، وبالتالي عادلة في حق الطالب و الطالبة.

* وحدة  متابعة سرعة وجودة العمل
مع توسع حجم العمل وما يستقبله مكتب الملحقية من طلبات المبتعثين عبر سفير العمل التي يتجاوز عددها 4000 طلب في الأسبوع الواحد، كان لا بد من تخصيص فريق عمل يقوم على متابعة جودة العمل و سرعة سيره، وذلك بإصدار تقارير دورية عن كل مشرف أكاديمي في جميع الأقسام، والذي يحتوي على عدد الطلبات التي وردت إلى حساب ذلك المشرف خلال الشهر، و عدد الطلبات المنجزة في خلال اليوم الأول من استلامها، وعدد الطلبات في صندوق الانتظار لعدم اكتمال مسوغاتها، و كم هي مدة مكوثها في صندوق الانتظار، ذلك حتى يكون تطوير سرعة العمل و جودته أمرٌ جاد ومستمر، ويتم إشعار المشرفين الأكاديميين بشكل دوري بالتقارير الصادرة عن قسم المتابعة، بحيث يتم تكريم أولئك الذين يقومون بأدوارهم بالشكل المطلوب، وتنبيه من وجد في ملفه تقصير، و العمل على حل المشاكل التي تسببت في التقصير من خلال تنظيم ورشات عمل ودورات تدريبية بشكل دوري. كانت النتيجة لهذا أن ظهر جو تنافسٍ بين المشرفين الأكاديميين جعل كل شخص منهم لا ينتهي يومه إلا وقد أنجز  جميع مافي حوزته من طلبات وأعمال أخرى موكلة إليه.

* وحدة  التنسيق مع المؤسسات التعليمية
نظراً لإزدياد عدد المبتعثين وتوزيعهم على المؤسسات التعليمية المنتشرة في جميع أنحاء بريطانيا، كانت الحاجة الماسة لتكوين فريـق متخصص، تكون مهمته التنسيق مع المؤسسات التعليمية والتواصل معها لتكوين علاقات متينة، وذلك بغرض تسهيل  التواصل ما بين الؤسسات التعليمية والملحقية وإزالة العقبات الإدارية  والمالية، والعمل على توفير البيئة  المناسبة للطلاب المبتعثين في مقر دراستهم. ويتم ذلك من خلال خطة واضحة يتم من خلالها التواصل مع المؤسسات التعليمية على حسب الأولو ية والحاجة، للقيام بزيارات شخصية للطلاب في مؤسساتهم التعليمية، والإجتماع بهم وسماع مالديهم من مشاكل أو معضلات، ويكون ذلك بحضور ممثلي المؤسسة التعليمية حيث يتم مناقشة جميع المواضيع المطروحة من قبل الطلاب مع ممثلي المؤسسة التعليمية، و أيضاً مناقشة ملاحظات المؤسسة التعليمية على مستوى تقدم الطلاب المبتعثين ومايرونه مناسباً لتقدمهم في بحوثهم و برامجهم الأكاديمية. أيضاً يتم دعوة ممثلي المؤسسة التعليمية لزيارتنا في مكتب الملحقية بشكل مستمر لعقد اجتماعات يتم من خلالها مناقشة البرامج  الأكاديمية المقدمة والرسوم الدراسية. ساعد ذلك أيضاً في تحديد أشخاص معينين في كل المؤسسة التعليمية ما نسميه بــ (نقاط تواصل)، يتم التواصل مع المؤسسة التعليمية من خلالهم بشكل مستمر في حال الحاجة إلى الاستفسار عن أي طالب أو طالبة.

* وحدة  تدقيق الفواتير الدراسية
من الطبيعي أن أي فاتورة  دراسية ترد للملحقية  بخصوص أي طالب مبتعث، لا يتم سدادها إلا إذا مرت بمحطات تنقيحٍ وتدقيقٍ، ولذلك تم بحمد الله تأسيس فريق عمل خاص يتعامل فقط مع الفواتير، الواردة إلينا من جميع المؤسسات التعليمية التي نتعامل معها، وتم وضع آلية مدروسة للتعامل مع الفواتير، كاستلامها ومراجعتها وتدقيقها ومن ثم مناقشة استحقاقها مع المشرف الأكاديمي، وفي حال كان وضع الفاتورة سليم يتم رفعها إلى قسم المالية ليتم سدادها فوراً. كانت النتيجة هنا أن تم مناقشة عدد كبير من الفواتير التي ترد الملحقية من المؤسسات التعلمية بشكل خاطئ فيتم إعادتها لهم لتعديلها على حسب الاتفاقيات. فبالتالي لا يوجد هناك أي فاتورة غير مسددة أو سددت بوقت متأخرعلى حسب تقارير المؤسسات التعليمية.

* وحدة  تصديق القبولات والشهادات
تقوم هذه الوحدة بتصديق القبولات الصادرة من مختلف المؤسسات التعليمية البريطانية، للتحقق من مدى اعتماد البرنامج والجامعة من قبل الإدارة العامة لمعادلة الشهادات الجامعية بوزارة التعليم العالي، وهي الجهة المخولة بمعادلة شهادات المبتعثين لاحقاً بعد تخرجهم، و التحقق أيضاً من مدى اعتماد (هيئة تقييم الجامعات البريطانية) للقبول المراد تصديقه. كما يقوم هذا القسم بالتدقيق على الرسوم الدراسية  والتصديق على صحة صدور شهادات الدارسين على حسابهم الخاص، بالإضافة إلى المصادقة على صحة صدور شهادات غير السعوديين الراغبين بالعمل في المملكة. وبإمكان الطلاب التواصل مع هذه الوحدة بشكل الكتروني عبر رابط خاص في موقع الملحقية الالكتروني، ليتم النظر في قبولاتهم ومن ثم مصادقتها.

* وحدة  الإلحاق والدارسون على حسابهم الخاص
لقد تم إنشاء هذه الوحدة منذ إنطلاقة  برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي، ومهمتها استقبال طلبات الإلحاق بعضوية البعثة من الطلاب الدارسين على حسابهم الخاص في بريطانيا، والطلاب المرافقين لمبتعثي برنامج خادم الحرمين الشريفين، ومرافقي ومحارم الموظفين المبتعثين والمُوفَدين للعمل بسفارة خادم الحرمين الشريفين. حيث يتم نصح الطلاب الراغبين بالالتحاق بعضوية البعثة وإرشادهم في معرفة المسوغات المطلوبة للالتحاق بعضوية البعثة، وما يترتب على من يتقدم بالطلب وما هو متوقع منه في حال تم إلحاقه بعضوية البعثة. كما يتم استلام طلباتهم في هذه الوحدة  ودراستها ومطابقتها مع ضوابط الإلحاق بالبعثة، ومن ثم في حال اكتمال مسوغات الطلب يتم إرساله إلى إدارة شئون البعثات في وزارة التعليم العالي للنظر فيه واتخاذ القرار المناسب للحالة.

* وحدة  الأرشفة
وهي وحدة  تُعنى بجمع جميع الخطابات الصادرة إلى جهات الابتعاث في المملكة و الواردة منها، وكل ما يتعلق بالطالب من أوراق ورسائل وفواتير وتعهدات وقرارات، يتم جمعها من المشرفين الأكاديميين، والقيام بالمسح الضوئي لها لتكون هناك نسخة الكترونية في ملف الطالب الالكتروني، ومن ثم أرشفة هذه الأوراق في الملفات الورقية في الأرشيف، للرجوع إليها في حال دعت الحاجة لذلك.
وبهذا يتضح أن إدارة الشؤون الأكاديمية هي إدارة منظمة بأسلوب يجعل العمل يسير بسلاسة وترتيب، بحيث لا يتأثر سير العمل وسرعته في حال غياب أحد الموظفين لأي أمر طارئ، فالتنسيق يكون بشكل يومي بين أعضاء القسم، وبالتالي يتم إنجاز جميع الأعمال التي تخدم المبتعثين في أي فصل من فصول السنة، حتى لا يكون هناك أي ثغرة تتسبب في تعرقل الطالب المبتعث.